UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK

Dissertationen und Habilitationen sind eigenständige Werke und müssen der wissenschaftlichen Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Dies kann auf verschiedenen Wegen geschehen. Die geltenden Regelungen zur Abgabe von Pflichtexemplaren der Universitätsbibliothek Magdeburg (UB) finden Sie hier. Darüber hinaus gelten die jeweiligen Promotions- und Habilitationsordnungen der Fakultäten.

Die Abgabefristen bzw. Abgabezeiträume Ihrer Fakultät finden Sie in der jeweiligen Promotions- und Habilitationsordnungen der Fakultäten.

Eine nicht-verbindliche Übersicht finden Sie hier:

Angaben ohne Gewähr mit Stand Dezember 2024. Es gilt die aktuelle Promotions- bzw. Habilitationsordnung der jeweiligen Fakultät.

Die geltenden Regelungen zur Abgabe von Pflichtexemplaren der UB finden Sie hier.

Folgende Abgabevarianten sind möglich:

Elektronische Veröffentlichung

• Abgabe einer elektronischen Version der genehmigten Fassung der Hochschulschrift zur Veröffentlichung auf dem Repositorium der Hochschulbibliotheken Sachsen-Anhalt Share_it
• Abgabe eines gedruckten Exemplars

Elektronische Version und Printexemplar müssen in Form und Inhalt identisch sein.

Verlagsveröffentlichung

• Abgabe von zwei Printexemplaren der Verlagsfassung
• Inhalt und Umfang der Verlagsfassung muss der genehmigten Fassung der Hochschulschrift entsprechen.
• Vorlage des Verlagsvertrages (gewerblicher Verleger) und Verbreitung der Druckfassung und/oder des E-Books über den Buchhandel.
• Die Hochschulschrift muss eine ISBN erhalten und bei der Deutschen Nationalbibliothek geführt sein.
• Der Versand von zwei Pflichtexemplaren der Verlagspublikation an die Deutsche Nationalbibliothek obliegt dem gewerblichen Verleger. 

Zeitschriftenveröffentlichung

•  Abgabe von zwei Printexemplaren der genehmigten Fassung der Hochschulschrift
• Die Hochschulschrift muss einmalig oder in mehreren Folgen einer Zeitschrift verlegt werden oder aus einzelnen Zeitschriftenbeiträgen bestehen und betreffend Inhalt und Umfang der genehmigten Fassung der Hochschulschrift entsprechen.
• Bei Veröffentlichung einer kumulativen Hochschulschrift sollen die einzelnen Beiträge vollständig enthalten sein.
•  Sofern eine Zweitveröffentlichung eines Beitrags aus rechtlichen Gründen nicht möglich ist, könnte dieser mit den bibliographischen Angaben des Beitrags inklusive DOI-Link zur Version des Verlags und/oder Abstract nachgewiesen werden. Die zuständige Fakultät entscheidet, ob dies möglich ist.
• Der Versand von zwei Pflichtexemplaren der Verlagspublikation an die Deutsche Nationalbibliothek obliegt dem gewerblichen Verleger.

• Die Hochschulschrift ist durch eine DOI weltweit recherchierbar, sichtbar und zitierbar.
• Für die Online-Veröffentlichung auf dem Server share_it entstehen weniger Kosten. Die UB benötigt nur ein gedrucktes Exemplar.
• Eine anderweitige Veröffentlichung der Hochschulschrift ist in der Regel weiter möglich, da der UB lediglich das einfache Nutzungsrecht übertragen wird.

Mehr Vorteile von Open-Access-Publikationen finden Sie in der Grafik „Warum Open Access?“ des open-access.network.

 
_{Warum Open Access?, open-access.network, CC-BY 4.0 International}

Für die Veröffentlichung Ihrer Hochschulschrift auf dem Server Share_it räumen Sie der OVGU ein einfaches Nutzungsrecht ein. Das heißt, Sie räumen der OVGU für das Werk unwiderruflich das zeitlich und räumlich unbegrenzte, nicht ausschließliche Recht ein

• zur elektronischen Speicherung, insbesondere in Datenbanken,
•  zur öffentlichen Zugänglichmachung in internationalen Datennetzen (§ 31 Abs. 2 UrhG),
• zur Konvertierung zum Zwecke der Langzeitarchivierung bzw. Visualisierung, unter Beachtung der Bewahrung des Inhalts (die Originalarchivierung bleibt erhalten),
• die gelieferten Metadaten gegebenenfalls zu ändern und/oder zu vervollständigen,
• zur Weitergabe des Werks und der dazugehörigen Metadaten an die Deutsche Nationalbibliothek, Open Archives Initiative u.a., sowie weitere fachlich oder regional in Frage kommende Dokumentenserver und Fachdatenbanken mit den gleichen vorgenannten Rechten.

Das Nutzungsrecht gilt für alle Nutzungsarten.

Im Rahmen der Bereitstellung des Dokumentes auf dem Publikationsserver Share_it sind Nutzende berechtigt, Dokumente nach Maßgabe des Urheberrechts unentgeltlich zu nutzen, insbesondere, das Dokument zum privaten und eigenen Gebrauch herunterzuladen, zu speichern oder in kleiner Anzahl zu drucken (§53 UrhG).

Sie behalten weiterhin das Urheberrecht und das uneingeschränkte Nutzungsrecht für Ihre Hochschulschrift. Das heißt, Sie können die Hochschulschrift anderweitig (z. B. bei einem Verlag) veröffentlichen und weiterverwenden.

Zu beachten ist, dass eine Sperrung oder gar Löschung von Werken auf Share_it nur aus dringenden, rechtlichen Gründen (z.B. Datenschutz, Strafrecht) möglich ist (siehe Leitlinien von Share_it).

Bitte beachten Sie auch die Allgemeinen Bedingungen und Leitlinien von Share_it, sowie das Formular „Einräumung einer Deposit-Lizenz“.

Kumulative Hochschulschriften enthalten Zeitschriftenartikel oder andere wissenschaftliche Beiträge (z. B. Buchkapitel), die bereits bei einem Verlag veröffentlicht oder zur Veröffentlichung eingereicht wurden, z. B. Preprints oder akzeptierte Manuskripte. Ob und in welcher Form eine kumulative Hochschulschrift an Ihrer Fakultät möglich ist, entnehmen Sie bitte der Promotions- und Habilitationsordnung Ihrer Fakultät.

Die Besonderheit bei kumulativen Hochschulschriften ist, dass einzelne Teile bereits publiziert sind. Dennoch muss die Hochschulschrift als Ganzes nach Abschluss des Promotions- bzw. Habilitationsverfahrens veröffentlicht werden. Dabei gibt es rechtliche Aspekte zu beachten. Mehr Informationen finden Sie unter anderem in diesem Video oder dieser Checkliste.

Falls es Co-Autor*innen gibt, muss deren Einverständnis für die Veröffentlichung des Beitrags in der Hochschulschrift erfragt und dokumentiert werden.

Außerdem müssen die Nutzungsrechte der bereits veröffentlichten Artikel einer kumulativen Hochschulschrift geklärt werden. Der einfache Fall ist eine Open Access-Veröffentlichung, z.B. mit der Creative Commons Lizenz „CC-BY“ oder anderen CC-Lizenzen. In diesem Fall ist keine Rücksprache mit dem Verlag vor der Zweitveröffentlichung nötig. Es müssen nur die CC-Lizenzbedingungen beachtet werden.

Wurden die ausschließlichen Nutzungsrechte eines Artikels an den Verlag abgetreten, ist eine Zweitpublikation nicht ohne weiteres möglich. Die Rechte und Pflichten sind im Verlagsvertrag festgelegt. Eine sorgfältige Prüfung des Lizenzvertrages oder der Webseite des Verlages (z. B. "Sharing Policy", "Copyright Policy", "Rights Permission", "Self Archiving" oder "Green Open Access") kann bei der Bestimmung der Nutzungsrechte helfen. Bei Unklarheiten erfragen Sie bitte direkt beim Verlag die Möglichkeit der Publikation des Artikels in einer Hochschulschrift.

Wird eine Zweitpublikation durch den Verlag nicht erlaubt, könnten Artikel aus der Hochschulschrift entfernt werden. Hierzu ist jedoch eine Rücksprache mit der jeweiligen Fakultät nötig, ob der Artikel vollständig in der Hochschulschrift enthalten sein muss. Werden Artikel aus der Hochschulschrift entfernt, müssen diese durch bibliographische Angaben der Artikel inklusive der DOI der Version des Verlags und/oder Abstract angegeben werden. Des Weiteren darf die Entfernung des Artikels nicht die Seitenzählung der durch die Prüfungskommission akzeptierten Fassung der Hochschulschrift verändern.

Ist eine Zweitpublikation des Artikels möglich, sollten spezielle Anforderungen des Verlages beachtet werden, z.B. Version des Artikels (Preprint, akzeptiertes Manuskript, Verlagsversion) oder spezielle Formulierungen (z. B. "© Verlag XY. Reprinted, with permission [full citation of original published article] ..."). Weiterhin sollte der Artikel mit den bibliographischen Daten und einer DOI angegeben werden.

Sollten sich Printexemplar und elektronische Version der Hochschulschrift unterscheiden, da Artikel in der elektronischen Fassung durch bibliographische Angabe und DOI ersetzt werden müssen, ist die UB seitens der DNB verpflichtet neben der elektronischen Veröffentlichung- auch zwei Printexemplare an die DNB abzuliefern (Ablieferungspflicht von Dissertationen und Habilitationsschriften, 2015, DNB).

Wenn möglich, sollten die einzelnen wissenschaftlichen Beiträge nicht als Bilddateien eingefügt werden, um die Barrierefreiheit des Dokuments und die Volltextsuche zu gewährleisten.

• Die Hochschulschrift muss in der von der Promotions- bzw. Habilitationskommission genehmigten Fassung bei der UB eingereicht werden.
• Für das Titelblatt von Pflichtexemplaren gibt es Formvorgaben. Vorlagen für Titelblätter finden sich in den Anhängen der jeweiligen Promotions- bzw. Habilitationsordnung und sollten u. a. folgende Angaben enthalten:
  • korrekter Titel
  • korrekter Verfasser-Name
  • Geburtsdatum des Verfassers
  • Angabe, dass die genehmigte Fassung vorliegt
  • die Gutachter
  • Einreichungsdatum (fakultativ, siehe Ordnungen der Fakultät)
  • Verteidigungsdatum 

Die Promotions- bzw. Habilitationsordnungen finden Sie hier. 

Die allgemeinen Voraussetzungen für Hochschulschriften, z.B. Informationen zum Titelblatt, gelten auch für die elektronische Version. Mehr dazu finden Sie unter „Welche Voraussetzungen muss die Hochschulschrift erfüllen?“

Besonderheiten bei der elektronischen Version: 

• Die elektronische Version darf aus datenschutzrechtlichen Gründen keinen Lebenslauf und keine Danksagung/Widmung enthalten.
• Die elektronische Version muss über ein aktives Inhaltsverzeichnis verfügen.
• Der Dateiname soll folgendermaßen aufgebaut sein:
  Nachname_Vorname_Art der Hochschulschrift_aktuelles Jahr.pdf
  (Bsp.: Mustermann_Max_Dissertation_2024.pdf)
• Bitte verwenden Sie für die Abgabe Ihrer Hochschulschrift das Format PDF/A (Portable Document Format Archive). Hier finden sie eine Übersicht zur Erstellung von PDF/A-Dateien mit Libre Office oder Word.

Die allgemeinen Voraussetzungen für Hochschulschriften finden Sie unter „Welche Voraussetzungen muss die Hochschulschrift erfüllen?“

Besonderheiten bei der gedruckten Version: 

• Die Printexemplare müssen auf alterungsbeständigem, holz- und säurefreiem Papier gedruckt und dauerhaft haltbar gebunden sein.
• Als Bindungsart dürfen keine Ring- oder Spiralbindung gewählt werden.
• Die Zugehörigkeit der Hochschulschrift zur OVGU ist kenntlich zu machen. 

Die Qualitätsanforderungen an die Printexemplare von Hochschulschriften sind hoch, da eine langfristige Archivierung und Nutzung der Schriften durch die Universitätsbibliothek gewährleistet werden soll.

Die Dewey-Dezimalklassifikation (DDC) ist ein System zur systematischen Einordnung von Werken. Es wurde 1879 in den USA entwickelt und findet weltweit Anwendung zur Systematisierung in Bibliotheken. Mehr Informationen zur DDC finden Sie auf der Webseite der Deutschen Nationalbibliothek.

Bei der Einreichung Ihrer Hochschulschrift in der UB werden Sie gebeten, selbst eine DDC zu vergeben, da Sie den Inhalt Ihrer Hochschulschrift am besten kennen. Diese wird nach der Abgabe der Hochschulschrift durch unsere Fachreferent*innen überprüft und ggf. angepasst. Eine hilfreiche Suchmaschine für die Vergabe von DDC finden Sie hier.

Die Abgabebescheinigung erhalten Sie von Ihrer zuständigen Fakultät. Sie ist für die Abgabe der Pflichtexemplare zwingend notwendig. Wenn die Angaben auf der Bescheinigung mit Ihren eingereichten Exemplaren übereinstimmen und die Exemplare in korrekter Form (insbesondere bitte die Vorgaben für das Titelblatt beachten) vorliegen, bekommen Sie die Bescheinigung unterschrieben zurück, oder wir schicken diese an die zuständige Fakultät. Anschließend bekommen Sie Ihre Urkunde.

Das Formular „Einräumung einer Deposit-Lizenz" für die elektronische Version finden Sie hier. Mehr Informationen zur Lizenz finden Sie unter „Was ist bei der elektronischen Veröffentlichung zu beachten?“

• Die elektronische Version können Sie uns gern per E-Mail an publizieren@ovgu.de senden. Sollte die Übermittlung per E-Mail nicht möglich sein, kontaktieren Sie uns bezüglich alternativer Übermittlungswege.
  
  
• Die gedruckte Version können Sie nach Vereinbarung eines Termins über publizieren@ovgu.de persönlich an der Servicetheke im Erdgeschoss abgeben oder uns per Post zusenden an:

Otto-von-Guericke-Universität

Universitätsbibliothek / z. Hd. Medienbearbeitung

Universitätsplatz 2

39106 Magdeburg

• Das Formular „Einräumung einer Deposit-Lizenz“ für die elektronische Version und das Pflichtexemplar können Sie uns per Post zukommen lassen.
• Die Abgabebescheinigung können Sie uns gern per E-Mail schicken.

Elektronische Veröffentlichung

• Abgabe des Printexemplars mit korrektem Titelblatt
• Abgabebescheinigung
• Abgabe der elektronischen Version mit korrektem Titelblatt und aktivem Inhaltsverzeichnis. Die elektronische Version darf keine Danksagung/Widmung oder einen Lebenslauf enthalten.
• Abgabe des unterschriebenen Formulars „Einräumung einer Deposit-Lizenz“

Verlagsveröffentlichung

• Abgabe der Printexemplare mit korrektem Titelblatt
• Abgabebescheinigung
• Vorlage des Publikationsvertrags mit dem Verlag
   

Zeitschriftenveröffentlichung

• Abgabe der Printexemplare mit korrektem Titelblatt
• Abgabebescheinigung
• Ggf. Vorlage des Publikationsvertrags mit dem Verlag

Kumulative Hochschulschrift als elektronische Version

• Abgabe des Printexemplars mit korrektem Titelblatt
• Abgabebescheinigung
• Abgabe der elektronischen Version mit korrektem Titelblatt und aktivem Inhaltsverzeichnis. Die elektronische Version darf keine Danksagung/Widmung oder einen Lebenslauf enthalten.
• Abgabe des unterschriebenen Formulars „Einräumung einer Deposit-Lizenz“
• Bei Unterschieden zwischen der elektronischen und der Printversion, braucht es zwei zusätzliche Printexemplare für die Abgabe an die DNB.

Bei Fragen oder Unklarheiten wenden Sie sich bitte per E-Mail (publizieren@ovgu.de) an uns.

Bitte beachten Sie, dass wir keine Rechtsberatung anbieten können.